Stato della conformità 2025: cosa devono sapere le imprese

Questo articolo è a scopo informativo e non costituisce consulenza legale.

Se segui le notizie, saprai che il 2025 ha già portato diversi cambiamenti significativi nel mondo della compliance. Recenti sviluppi indicano una tendenza verso una maggiore centralizzazione nella supervisione normativa, tra cui il coinvolgimento dei dirigenti in cambiamenti significativi delle normative.

Oltre all'evoluzione delle priorità di controllo, stanno cambiando i comportamenti dei clienti, e le strategie di marketing e comunicazione digitale si stanno adattando di conseguenza. Il modo in cui le aziende affrontano la conformità sta quindi subendo un'evoluzione.

Ecco le principali tendenze da considerare per definire le tue priorità di compliance nel 2025.

Difficilmente la polizia ti fermerà a un posto di blocco solo per un piccolo dettaglio burocratico. Ma se passi con il rosso? Ti fermano subito. E se durante il controllo emergono altre irregolarità, come un bollo auto non pagato o una vecchia multa arretrata, rischi di accumulare più sanzioni oltre alla violazione per guida pericolosa.

Questa è un'analogia utile per descrivere la direzione verso cui sembra dirigersi l'applicazione della legge. I recenti modelli di applicazione suggeriscono una possibile enfasi sui casi di abuso rispetto alle violazioni minori delle politiche, ma ciò non significa che i team dedicati alla conformità debbano trascurare i rischi procedurali. La mancata registrazione e conservazione dei dati rimane comunque un errore.

Per non farsi cogliere impreparate da questi cambiamenti, le aziende possono valutare lo sviluppo di politiche e procedure adeguate allo scopo, ovvero pensate per rilevare e segnalare elementi specifici su canali specifici. Ad esempio, potresti impostare un avviso per rilevare il cambio di canale, che può causare problemi se un agente o un consulente tenta di spostare una conversazione da un canale approvato a uno non approvato.

Adottare questo approccio alla supervisione può aiutare a individuare e prevenire attività fraudolente, garantendo al contempo il rispetto di normative più ampie.

Il tuo reparto di marketing sta attraversando un periodo di grande cambiamento.

I clienti non si limitano più a cercare le aziende su Google, ma ricorrono a strumenti di ricerca basati sull'IA come ChatGPT e i social media per informarsi su strategie di investimento, banche con tassi competitivi e i migliori fornitori di assicurazioni.

Mai come oggi le persone sono alla ricerca di consulenza finanziaria. I dati mostrano un'impennata nelle ricerche di consulenti finanziari, toccando i livelli più alti dall'inizio della pandemia. Questo conferma ancora una volta che, in tempi di incertezza, essere percepiti come consulenti di fiducia può offrire opportunità alle aziende.

Per stare al passo, è fondamentale poter monitorare nuovi canali (WhatsApp, messaggistica diretta), formati di contenuto sempre più diversificati (video, testo, audio, contenuti interattivi) e contenuti generati dall'IA, garantendo al contempo che il tuo programma di compliance sia in grado di gestire il crescente volume di informazioni.

Una gestione efficace può essere supportata da:

• Procedure chiare per valutare i nuovi canali di engagement digitale. Definire quali elementi devono essere presenti per lanciare un nuovo canale è un primo passo fondamentale.

• Politiche specifiche per piattaforma adattate ai vari canali. I processi di revisione e valutazione del rischio sono diversi per i social media rispetto ai messaggi di testo e devono essere definiti in modo chiaro.

• Sistemi di revisione basati sull'IA per monitorare i contenuti in modo efficiente. Gli strumenti di intelligenza artificiale implementati con cura possono incrementare la produttività e semplificare i flussi di lavoro di conformità.

• Sistemi di monitoraggio dei canali non ufficiali, progettati per rilevare eventuali comunicazioni che avvengono erroneamente su piattaforme non consentite.

Le aziende con team di conformità che utilizzano strumenti tecnologici progettati ad hoc per scalare e supportare con successo una strategia di marketing studiata per "farsi trovare ovunque", hanno molto da guadagnare, tra cui potere di assunzione, strumenti di produttività che favoriscono il successo sul campo e più opportunità di business.

Man mano che il settore si connette con i clienti in più luoghi e beneficia di un maggiore coinvolgimento, i team di conformità si preoccupano sempre più dei potenziali danni alla reputazione.

Nell'ambiente polarizzato e carico di tensione di oggi, una singola parola in un post sui social, anche se non intenzionale, può danneggiare gravemente la reputazione del tuo brand. Le aziende devono quindi trovare il giusto equilibrio tra il dare ai propri consulenti la libertà di costruire un brand personale e il rispetto degli standard di conformità.

Per mitigare i rischi prima che si trasformino in problemi, molte aziende stanno implementando strategie di supervisione proattive, combinando software di monitoraggio (hard control) con una formazione approfondita per i consulenti (soft control).

Ad esempio, un lessico ben strutturato (hard control) è uno strumento efficace che consente di segnalare automaticamente parole chiave sensibili, permettendo ai team di conformità di intercettare potenziali violazioni prima che diventino pubbliche. Il lessico fa risparmiare tempo assicurando che il team resti concentrato sulle attività a più alto rischio. Allo stesso tempo, una formazione specifica per ogni canale (soft control) aiuta a ridurre il numero di violazioni, migliorando l'efficacia complessiva della supervisione.

L'IA offre opportunità interessanti per aumentare l'efficienza, ma può anche sollevare problematiche di conformità, soprattutto in termini di trasparenza e controllo. Idealmente, le aziende desiderano mantenere una chiara comprensione di come funzionano i loro strumenti di IA per districarsi al meglio tra le aspettative di privacy e sicurezza. Quindi, come comportarsi?

Le aziende possono creare un comitato IA multidisciplinare che coinvolga compliance, marketing e sviluppo business. Il comitato dà voce a tutti coloro che sono coinvolti nel successo dell'implementazione dell'IA. Insieme, si possono discutere i pro e i contro dell'introduzione di una specifica funzionalità di IA. Il successo dell'IA è molto più probabile se tutti collaborano fin dal primo giorno, non solo all'interno di una singola azienda, ma nell'intero settore.

Quest'anno rappresenta un momento cruciale per i team di conformità. Con un numero probabilmente inferiore di sfide procedurali da affrontare, le aziende hanno l'opportunità unica di perfezionare in modo proattivo i loro programmi di conformità. Ciò che farai nel 2025 probabilmente definirà la capacità della tua azienda di prosperare nel 2026 e oltre.

Sfrutta quest'anno per pianificare in modo strategico come:

• Bilanciare il rischio di reputazione con la supervisione della conformità

• Definire politiche mirate per la comunicazione digitale

• Espandere i workflow dedicati alla conformità per supportare la strategia di marketing "presenza ovunque"

• Creare un piano per un uso responsabile dell'IA

• Sfruttare la tecnologia basata sull'IA per scalare il programma di compliance

Cogli questa opportunità. Quanto più sei proattivo oggi, tanto più la tua azienda sarà pronta a soddisfare le aspettative dei clienti e a superare i concorrenti negli anni a venire.

Per cominciare, scopri perché avere una strategia di marketing "presenza ovunque" è così importante.